现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能的、准确的了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审 批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。

因此用人单位在人事任免、考核时，都经常要用到员工人事档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和使用起到了重要参考作用。